Bir teklif, tasarım, müşteri bilgisi veya mali veri potansiyel bir ortakla paylaşılmadan önce, hangi bilgilerin açıklanabileceğini ve alıcının bunları nasıl kullanabileceğini açıkça belirleyin. Gizlilik sözleşmesi (NDA) bu kuralları yazılı hale getirebilir. Ancak doğru iş ortağını seçmenin ve dosyalara erişimi kontrol etmenin yerini tutmaz.
Gizli bilgiyi yeterince açık tanımlayın
Proje bakımından önemli kategorileri belirtin: teknik çizimler, şartnameler, fiyatlandırma, mali bilgiler, müşteri veya tedarikçi verileri, iş planları, dosyalar ve numuneler. Her şeyi gizli sayan aşırı genel bir hüküm geniş görünse de günlük uyumu ve daha sonra neyin korunduğunu kanıtlamayı zorlaştırabilir. Sözlü açıklamaların yazılı olarak teyit edilip edilmeyeceğini ve bunun hangi süre içinde yapılacağını da düzenleyin.
Kullanım amacını ve erişimi sınırlayın
Bilginin hangi amaçla paylaşıldığını yazın; örneğin olası bir işlemi değerlendirmek veya belirli bir projeyi yürütmek. Kimlerin erişebileceğini, profesyonel danışmanlara ya da yüklenicilere aktarım yapılıp yapılamayacağını, bu kişilere hangi güvenlik ve gizlilik yükümlülüklerinin uygulanacağını belirtin. Erişimi yalnızca bu amaç için gerçekten ihtiyaç duyan kişilerle sınırlayın.
Bilginin ihlal olmaksızın kamuya açık olması, alıcı tarafından önceden hukuka uygun biçimde bilinmesi, bağımsız olarak geliştirilmesi veya başka bir kaynaktan hukuka uygun şekilde edinilmesi gibi istisnaları değerlendirin. Kanunen açıklama zorunluluğu doğarsa, izin verilen ölçüde önceden bildirim ve yalnızca zorunlu kısmın açıklanması sürecini ekleyin.
Süreyi, iade ve silme işlemlerini belirleyin
Bilginin niteliğini ve projenin aşamasını dikkate alarak gizlilik ve sınırlı kullanım yükümlülüklerinin ne kadar süreceğini belirleyin. Görüşmeler sona erdiğinde veya talep geldiğinde belgelerin iadesini, kopyaların güvenli biçimde silinmesini ve rutin yedekler ya da saklanması zorunlu kayıtların nasıl ele alınacağını açıklayın. Paylaşılan dosya, sürüm, tarih, alıcı ve amacı kaydedin. Mümkünse önce toplulaştırılmış veya daha az hassas bilgilerle başlayıp açıklamayı aşamalı yapın.
Gizliliği mülkiyet ve lisans konularından ayırın
Bir NDA tek başına tasarım, yazılım, buluş, marka veya başka fikri mülkiyet haklarının mülkiyetini ya da lisansını devretmez. Mülkiyet, izin verilen geliştirme ve lisans koşullarını ayrı ve açık biçimde düzenleyin. Rekabet etmeme veya müşteri/çalışan ayartmama kısıtlamaları da kapsam, süre ve uygulanabilirlik bakımından ayrıca incelenmelidir; genel bir gizlilik formuna otomatik olarak eklenmemelidir.
İşleyen bir paylaşım süreci kurun
Bir yatırım görüşmesinde şirket, başlangıçta müşteri adlarını içermeyen özet veriler paylaşabilir; taraflar değerlendirme amacını ve erişim kurallarını kabul ettikten sonra daha ayrıntılı bilgi sunabilir. Katılımcılar, proje kapsamı veya müzakere aşaması değişirse izinleri yeniden değerlendirin. Paylaşım kaydı, sorun çıkarsa hangi materyalin kime verildiğini bulmaya yardımcı olur.
Tazminat veya cezai şart dahil başvuru yolları, taraflar, işlem ve uygulanacak hukuk dikkate alınarak hazırlanıp incelenmelidir. Sözleşmede bir tutar yazması, olayın kanıtlanması veya uyuşmazlığın kararlaştırılan usule göre çözülmesi gereğini ortadan kaldırmaz.
Sık sorulan sorular
NDA imzalamak sızıntıyı önler mi? Hiçbir belge açıklamayı fiziksel olarak engelleyemez. Açık yükümlülükler; sınırlı erişim, güvenli dosya paylaşımı ve paylaşım kaydıyla birlikte daha etkilidir.
Şablon kullanabilir miyim? Şablon başlangıç noktası olabilir; taraflara, amaca, bilgi türüne, dillere, erişim düzenine ve projeye göre uyarlanmalıdır. Çevirilerin aynı yükümlülükleri ifade ettiğini kontrol edin.
Dosya göndermeden önce ne yapmalıyım? Alıcıyı ve amacı doğrulayın, materyali sınıflandırın, gereksiz hassas ayrıntıları çıkarın, erişim ve kullanımı kararlaştırın ve gönderilenleri kaydedin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. Uygun hükümler işleme ve uygulanacak hukuka göre değişir. İmzalamadan veya hassas bilgi açıklamadan önce hukuki görüş alın.