İhracat tedarik sözleşmesi, onaylanan numunenin üretilip sevk edilecek mallarla ilişkisini açıklamalıdır. Kalite, muayene ve sevkiyat şartları belirsizse taraflar teslimatın siparişe uyup uymadığı, ödemenin ne zaman yapılacağı veya reddedilen sevkiyatın masrafını kimin üstleneceği konusunda anlaşamayabilir.

Malları ve onaylı numuneyi tanımlayın

Ürün açıklamasını, sınıfını, ölçülerini, malzemesini, ambalajını, etiketlerini, miktar toleransını ve uygulanacak teknik standartları yazın. Numuneyi tarih, referans numarası veya mühürlü kopyayla tanımlayın; bağlayıcı kalite ölçütü mü yoksa yalnızca örnek mi olduğunu belirtin. İzin verilen farklılıkları ve yeni numune ya da şartname değişikliğinin onay sürecini kaydedin.

Muayene sürecini kararlaştırın

Muayenenin ne zaman ve nerede yapılacağını, kimin inceleyebileceğini, hangi test veya örnekleme yönteminin kullanılacağını ve masrafı kimin ödeyeceğini belirleyin. Bildirim süresini, satıcının sağlaması gereken erişimi ve sonuçların nasıl kayda alınacağını yazın. Kalite iddiası için son süreyi ve fotoğraf, test sonucu ya da bağımsız inceleme raporu gibi gerekli kanıtları açıklayın.

Sevkiyat ve teslim kanıtlarını belirleyin

Sevkiyat aralığını, varış yerini, ambalaj ve işaretleme şartlarını, taşıma sorumluluklarını, sigortayı ve satıcının sağlayacağı belgeleri belirleyin. Teslim terimini açıkça yazıp tarafların seçtiği Incoterms sürümüyle ve maliyet/risk paylaşımıyla uyumunu kontrol edin. Kısmi sevkiyat veya aktarmaya izin verilip verilmediğini belirtin.

Muayeneyi ödeme ve çözüm yollarına bağlayın

Ödeme aşamalarını sevkiyat öncesi muayene belgesi veya taşıma belgesi gibi nesnel dokümanlara bağlayın; ödemenin sonradan kusur talebini etkileyip etkilemeyeceğini açıklayın. Mallar muayeneden geçmezse düzeltme, değiştirme, fiyat indirimi, ret, iade veya geri ödeme seçeneklerini ve masraflarını düzenleyin. Bildirim süreleri ile teknik anlaşmazlıkların çözüm sürecini ekleyin.

İhracat dosyasını hazırlayın

Son sözleşme, sipariş, numune kaydı, muayene sonuçları, faturalar, çeki listesi, taşıma belgeleri, sertifikalar ve gümrük kayıtlarını birlikte saklayın. Ürün, menşe ve mevzuat belgelerinin hedef ülke şartlarına uyduğunu ve bunları hangi tarafın alacağını doğrulayın.

İhracat kontrolleri, ürün standartları ve sevkiyat kuralları ürüne ve varış ülkesine göre değişir. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir; üretim veya sevkiyat öncesinde güncel gereklilikleri teyit edin.