Avans ödemesi stok, üretim sırası veya hizmet için yer ayırabilir; ancak karşı tarafın kimliği yanlışsa, işi yapamıyorsa ya da yanıltıcı bilgi veriyorsa alıcı açısından kayıp riski doğurur. Para göndermeden önce kiminle işlem yaptığınızı, ödemenin neyi karşıladığını ve tamamlanan aşamanın hangi belgeyle kanıtlanacağını doğrulayın.

Karşı tarafın kimliğini ve imza yetkisini doğrulayın

Sözleşme, fatura, ticaret sicili bilgileri ve ödeme hesabının aynı tüzel kişiye ait olduğunu kontrol edin. Şirketin güncel unvanını, kayıt numarasını, adresini ve statüsünü faaliyet gösterdiği yerdeki güvenilir kayıtlar üzerinden doğrulayın. İmzalayan kişi şirket adına hareket ediyorsa temsil yetkisini teyit edin. Son anda lehtar hesabının değiştirilmesi veya ilgisiz bir kişi adına ödeme istenmesi halinde işlemi durdurup teyit alın.

İş yapma kapasitesini ve işlemi değerlendirin

Tedarikçinin malı veya hizmeti sağlayabileceğini gösteren kanıtlar isteyin: gerekli lisanslar, tesis veya ekipman, referanslar, numuneler, teslimat planı ve varsa alt yükleniciler. Kanıtlar siparişin büyüklüğü ve zamanlamasıyla uyumlu olmalıdır. Yeni veya yüksek tutarlı ilişkilerde ortaklık yapısı, itibar ve uygun kaynaklardan dava ya da iflas işaretleri için orantılı inceleme yapın.

Avansı koşula bağlayın ve izlenebilir tutun

Sözleşmede tutarı, para birimini, ödeme tarihini, amacı ve bedelin iade edilip edilmeyeceğini ya da sonraki faturalardan düşülüp düşülmeyeceğini açıklayın. Ödemeyi onaylı sipariş, üretim aşaması, sevk belgesi veya muayene gibi doğrulanabilir bir olaya bağlayın. Önemli avanslarda aşamalı ödeme, emanet hesabı, uygun bir teminat veya işin yapılmaması halinde gerçekten kullanılabilecek başka bir güvenceyi değerlendirin.

Yalnızca bilinen ve bağımsız biçimde doğrulanmış hesap bilgilerine ödeme yapın. Banka bilgisi değişikliği, daha önce kaydedilmiş bir telefon numarasından teyit edilmelidir; değişiklik talebindeki numarayı kullanmayın. İmzalı sözleşme, fatura, onaylar ve transfer dekontunu birlikte saklayın.

Değişiklik halinde de uygulanabilir bir sözleşme kurun

Ürün veya hizmet özelliklerini, kabul ve muayene yöntemini, son tarihleri, gecikme bildirimini, iptal ve iade haklarını ve uyuşmazlık çözümünü düzenleyin. Malların reddedilmesi ya da siparişin yalnızca bir kısmının teslim edilmesi halinde ne olacağını yazın. Ölçülebilir sonuç veya sorumlu kişi göstermeyen genel vaatlere dayanmayın.

İşlemi durup yeniden incelemeyi gerektiren işaretler

• İmzalı sözleşme veya açık fatura olmadan hemen ödeme baskısı.
• Şirket adı, adres, imza ya da hesap lehtarı bilgilerinde tutarsızlık.
• Temel kayıt veya kapasite belgelerinin verilmemesi.
• Açıklanmayan ödeme talimatı değişikliği veya olağandışı yüksek avans.
• Teslimat takvimi ve kanıtlarla doğrulanamayan vaatler.

Bir uyarı işareti tek başına dolandırıcılık kanıtı değildir; doğrulama nedenidir. Transferi bekletin, bilgileri bağımsız kanaldan teyit edin ve sonucu kaydedin. Ödeme sonrasında dolandırıcılık şüphesi varsa mesajları ve transfer kayıtlarını koruyup bankaya ve ilgili makamlara gecikmeden başvurun.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Gerekli kontroller işlemin tutarına, riskine ve uygulanacak hukuka bağlıdır.